Avec le télétravail, maîtriser le management à distance est indispensable pour les managers qui souhaitent maintenir une cohésion d’équipe, atteindre leurs objectifs et maintenir une communication fluide avec leurs équipes.
Les outils de communication pour un management à distance
Qui dit distance, dit outil pour la communication. Ils sont nombreux sur le marché, on compte des outils pour toutes les situations rencontrées en entreprise. Les réunions weekly, points d’étapes, meeting d’urgence, échange de mail professionnel sécurisé, communication fluide au jour le jour.
Cette bonne organisation permet de maintenir le lien avec les collaborateurs sans empiéter sur leur autonomie et instauré un climat de surveillance.
Voici une sélection des meilleurs outils :
- Proton pour sécuriser ces mails
- Slack pour les échanges rapides et discussion de groupe fluide
- Teams pour les visio et réunions clients
- Asana & Notion pour l’organisation des tâches et gestion de projet
Comment gérer les fuseaux horaires entre équipes ?
Si vous avez une équipe ou des clients à l’international, la gestion des fuseaux horaires doit sérieusement être prise en compte pour gérer vos projets. Un collaborateur termine sa journée quand un autre la commence à peine, le risque que les informations ne circulent pas est bien réel.
Vous devez apprendre à vos équipes à documenter leur travail : tâches en cours, terminées, problème rencontrés, l’état d’avancement de chacun. Le chevauchement des tâches doit être à éviter au maximum pour conserver l’efficacité de votre équipe.
Gestion de l’emploi du temps de l’équipe
Être connecté et communiquer est un bon point, mais il ne faut pas tomber dans le piège de l’hyper connexion et l’échange permanent. Si vos équipes passent leur temps à échanger sur slack, il y a peu de chance que le projet avance efficacement et dans les temps.
Pensez à désactiver les notifications instantanées des canaux de communication qui ne sont pas urgents, et passez deux fois par jour sur ces canaux pour ne pas manquer l’information. Personne ne va vous en vouloir de ne pas répondre en 10 minutes.
Pour éviter le syndrome de la réunionite, bloquez du temps dans vos agendas pour avancer sur les tâches les plus prioritaires sans être dérangé par vos collègues.
Astuce pour les managers : instaurez des points réguliers à horaires fixes dans l’agenda de vos équipes.
Exemple : point hebdomadaire tous les lundis matin à 9h pour échanger sur l’avancée de chacun.
Ou bien réunion mensuelle tous les 1er jeudi du mois pour partager une veille stratégique.
La confiance dans le management à distance
Un bon management à distance repose sur la confiance. Vos collaborateurs ne doivent pas se sentir espionné et ultra surveillé. Même si la confiance n’exclut pas le contrôle (nécessaire pour maintenir une bonne qualité de de travail constante), ne passez pas votre temps à demander aux autres où ils en sont.
Un collaborateur épanoui sera plus productif qu’un collaborateur manager par la peur.
Instaurez des règles claires, sessions de feedback, points d’étapes, échanges de questions réponses, et échanges informels.
Fixez des objectifs communs en équipe
Rien de mieux pour fédérer une équipe : avoir un but commun où chaque membre apporte sa pierre à l’édifice. Définissez des objectifs SMART pour l’ensemble du groupe, et des objectifs par groupe du projet. Chacun doit être en mesure de comprendre sur quoi il avance, et surtout pourquoi.
Les deadlines doivent être atteignables et réalistes, mais sans pour autant trop lointaines pour éviter la procrastination et la remise au lendemain.
Astuces : lors de points d’équipes, demander à chacun de partager son avancement et problèmes rencontrés. Cela motive tout le monde à participer, régler des problèmes en équipes. Et surtout : personne ne veut être perçu comme étant en retard devant toute l’équipe, donc cela peut gommer la procrastination et favoriser l’efficacité.